Prouver à un partenaire les résultats de son partenariat

Que regarde vraiment un partenaire dans un bilan partenaire ?

Un responsable relations écoles côté entreprise compare rarement une école à une autre sur l’ambiance du forum. Il compare ce que chaque école lui a coûté à ce qu’elle lui a permis d’obtenir, souvent dans le même tableur que celui qui sert à défendre son budget en interne.

Un bilan partenaire répond à cette question avec les mêmes mots que ce tableur : investi, rencontré, recruté, coût par recrutement. C’est ce qui le rend utilisable tel quel, sans que le partenaire ait à le retraduire.

Un bilan qui ne contient que des adjectifs (un forum réussi, une belle participation) demande au partenaire de faire lui-même le travail de traduction en chiffres, ou pire, de ne pas le faire du tout et de juger le partenariat sur son impression du jour. Un bilan qui contient les quatre indicateurs lui évite ce travail, et déplace la conversation de renouvellement sur un terrain que l’école maîtrise mieux que quiconque : ses propres données.

Quels sont les cinq blocs d’un bilan partenaire ?

Un bilan partenaire complet tient sur une page. Il contient toujours les mêmes cinq blocs, dans le même ordre.

Bloc	Contenu
1. Investi	Ce que l’entreprise a payé pour l’événement ou le partenariat sur la période
2. Rencontré	Nombre d’étudiants présents, avec leur programme et leur stade de recherche
3. Candidatures	Candidatures reçues de la part de ces étudiants après l’événement
4. Recrutements	Stages, alternances ou emplois obtenus, avec le coût par recrutement qui en découle
5. Recommandation	Une ligne qui dit ce que l’école propose pour l’année suivante

Faut-il détailler chaque bloc, ou rester sur une page ?

Une page suffit dans la grande majorité des cas : c’est le format qu’un responsable relations écoles côté entreprise fait circuler en interne, souvent tel quel, pour défendre son propre budget. Un document plus long risque d’être résumé par son destinataire avant même d’être lu en entier, et c’est alors l’école qui perd la main sur ce résumé.

Le seul bloc qui mérite parfois une page annexe, c’est le détail des étudiants rencontrés, quand le partenaire suit plusieurs programmes ou plusieurs campus à la fois : une ligne par étudiant, avec son programme et son stade de recherche, en plus du total affiché sur la page principale.

Le format compte presque autant que le contenu. Un tableau simple, avec les chiffres alignés à droite pour qu’ils se comparent au premier coup d’œil, se lit plus vite qu’un paragraphe qui les noie dans une phrase. C’est ce que reproduit le composant Bilan partenaire de la page pilier : chaque chiffre sur sa ligne, le coût par recrutement mis en avant.

Un dernier point de forme, souvent négligé : dater le bilan, et indiquer la période exacte qu’il couvre. Un partenaire qui reçoit deux bilans à un an d’écart doit pouvoir vérifier en quelques secondes qu’ils portent bien sur deux périodes différentes, sans avoir à recouper les dates d’événements lui-même.

D’où viennent les recrutements que vous comptez ?

C’est le bloc le plus difficile à remplir, et celui qui donne toute sa valeur au bilan partenaire.

Deux sources suffisent en général. La première, ce sont les conventions de stage et d’alternance validées par la scolarité : chaque étudiant qui a rencontré le partenaire lors de l’événement et signe ensuite une convention avec lui devient un recrutement attribué. La seconde, c’est l’enquête d’insertion menée après le diplôme, qui révèle les emplois obtenus plus tard dans l’année.

Un recrutement ne se rapproche que s’il est raisonnable de penser que l’événement y a contribué : un étudiant présent à l’événement, qui candidate ensuite chez ce même partenaire dans les mois qui suivent. Deux ou trois recrutements bien documentés valent mieux qu’un chiffre gonflé qu’un partenaire pourra contester.

Une troisième source, plus rare mais utile quand elle existe, ce sont les retours directs du partenaire lui-même : certains employeurs acceptent de confirmer, sur demande, le nombre d’étudiants d’une école qu’ils ont recrutés dans l’année. Cette confirmation vaut mieux que n’importe quelle estimation interne, parce qu’elle vient de la personne qui décidera du renouvellement.

Quand envoyer le bilan partenaire ?

Deux moments comptent plus que les autres.

Le premier, sous quatre à six semaines après l’événement, pour partager les premiers chiffres (présents, premières candidatures) pendant que le souvenir de la journée est encore frais.

Le second, deux à trois mois avant la période où le partenaire décide de renouveler ou non, généralement avant la campagne de forums suivante ou avant sa décision budgétaire annuelle. C’est ce second envoi, complété des recrutements confirmés, qui pèse le plus sur sa décision.

Un troisième envoi, plus court, a sa place quand un signal fort survient en cours d’année : un recrutement confirmé, un stagiaire converti en embauche. Il n’a pas besoin d’attendre le bilan complet suivant ; une ligne envoyée au bon moment vaut souvent plus qu’un document complet arrivé trop tard.

Comment remplir le modèle ?

Le modèle de bilan partenaire se remplit champ par champ à partir de ce que vous avez déjà : le montant facturé au partenaire, la liste de présence de l’événement, les candidatures suivies dans votre plateforme carrière, les conventions de stage validées par la scolarité.

Pypelane est conçu pour rapprocher automatiquement ces sources à partir d’un simple export, et produire un bilan par partenaire sans ressaisie.

Le champ le plus souvent laissé vide est la recommandation : après avoir rempli les quatre premiers blocs, il est tentant de considérer le document terminé. C’est pourtant cette dernière ligne, une phrase qui propose un format ou un volume pour l’année suivante, qui transforme un bilan en offre de renouvellement plutôt qu’en simple compte rendu.

Quelles erreurs évitent les écoles qui envoient un bon bilan partenaire ?

Trois erreurs reviennent le plus souvent chez une école qui commence à envoyer des bilans partenaires.

La première, attendre d’avoir des chiffres parfaits avant d’envoyer quoi que ce soit : un bilan avec des recrutements encore incomplets, envoyé à temps, vaut mieux qu’un bilan exhaustif envoyé après la décision du partenaire.

La deuxième, envoyer le même bilan à tous les partenaires sans adapter la recommandation finale : un partenaire qui a peu recruté cette année n’attend pas la même phrase qu’un partenaire qui a recruté au-delà de ses objectifs.

La troisième, garder le bilan pour l’équipe relations entreprises seule, sans le partager avec la direction : c’est pourtant la même matière qui sert à construire les revenus des partenariats et le taux de renouvellement suivis au niveau de l’école.